Mencari sponsor untuk event menjadi hal yang tidak boleh diabaikan saat rencana acara besar mulai disusun, terutama ketika anggaran internal terbatas. Pendanaan dari sponsor bisa jadi solusi sekaligus jalan memperluas jangkauan promosi acara ke audiens baru.
Selain menambah dana, kehadiran sponsor turut memperkuat nilai acara lewat dukungan fasilitas, produk, atau eksposur media. Meski begitu, proses mendapatkan mitra sponsor tidak selalu berjalan mulus karena tiap perusahaan mempertimbangkan sejumlah faktor sebelum memutuskan bergabung.
Cara Menentukan Sponsor yang Cocok untuk Event
Sebelum mengirim proposal ke sembarang perusahaan, ada baiknya menyusun kriteria calon sponsor terlebih dulu. Tujuan acara, target audiens, dan nilai yang ditawarkan jadi tiga hal yang wajib dicermati.
- Sponsor yang sudah mengerti nilai pemasaran lewat acara, baik yang pernah bermitra sebelumnya maupun yang baru mencoba
- Sponsor dengan audiens yang selaras dari sisi demografi maupun minat dengan peserta acara
- Sponsor yang berorientasi pada hasil nyata alias ROI, bukan cuma ingin nama besarnya terpampang di spanduk
Jenis-jenis Sponsorship yang Bisa Dipilih Penyelenggara
Sebelum menyusun proposal, ada baiknya penyelenggara mengenali dulu ragam bentuk sponsorship yang lazim dipakai di industri event. Tiap jenis punya fokus eksposur dan bentuk dukungan yang berbeda satu sama lain.
| Jenis Sponsorship | Deskripsi Singkat | Contoh Bentuk Dukungan |
| Sponsor Utama (Title Sponsor) | Kontribusi terbesar, nama brand melekat langsung pada nama acara | Dana pokok acara, logo dominan di semua materi promosi |
| Sponsor Pendukung (Co-Sponsor) | Mendukung sebagian anggaran di luar sponsor utama | Kontribusi dana parsial, logo di posisi sekunder |
| Media Partner | Perusahaan media yang membantu meliput dan mempromosikan acara | Liputan berita, slot iklan, publikasi di kanal media partner |
| Sponsor Barang atau Jasa (In-Kind) | Dukungan berupa produk atau layanan, bukan uang tunai | Konsumsi, transportasi, perlengkapan teknis, doorprize |
| Community atau Knowledge Partner | Komunitas atau lembaga yang mendukung dari sisi jaringan dan kredibilitas | Undangan ke anggota komunitas, sesi kolaborasi konten |
Kombinasi beberapa jenis sponsorship sekaligus jadi hal lumrah dalam satu acara, selama porsi dan benefit masing-masing sponsor sudah disepakati sejak awal.
Cara Menemukan Calon Sponsor
Mencari calon sponsor butuh sedikit riset dan kreativitas. Berikut enam pendekatan yang biasa dipakai penyelenggara acara untuk menjaring mitra potensial.
1. Manfaatkan Platform Digital Pencari Sponsor
Sejumlah platform online dirancang khusus mempertemukan penyelenggara acara dengan calon sponsor. Ada yang fokus pada kategori seni, olahraga, dan acara sosial, ada pula yang menonjolkan fitur pembuatan proposal digital secara praktis.
2. Tentukan Tujuan Acara secara Spesifik
Tujuan yang jelas memudahkan penyelenggara memilih jenis sponsor paling sesuai. Kebutuhan venue misalnya lebih pas dicarikan sponsor dari sektor perhotelan, bukan sponsor media.
3. Hubungi Sponsor dari Acara Serupa
Perusahaan yang pernah mendukung acara sejenis umumnya sudah mengerti nilai sponsorship di industri terkait. Pendekatan ke sponsor jenis ini juga lebih mudah dijalankan karena kecocokan audiens sudah teruji sebelumnya.
4. Persempit Daftar Calon Sponsor
Proses pitching menyita waktu, sehingga daftar calon sponsor sebaiknya dipersempit ke nama-nama yang benar-benar sejalan dengan nilai acara. Acara bertema ramah lingkungan misalnya lebih cocok digandeng dengan brand yang juga menerapkan praktik berkelanjutan.
5. Libatkan Suara Audiens
Riset target pasar biasanya menunjukkan brand favorit audiens acara. Mengajak brand tersebut bergabung sebagai sponsor bisa menimbulkan antusiasme lebih besar dibanding nama yang asing bagi peserta.
6. Jajaki Sumber Dana CSR dan Komunitas Bisnis Lokal
Selain sponsor korporat besar, penyelenggara di Indonesia bisa menjajaki dana tanggung jawab sosial perusahaan atau CSR dari BUMN maupun swasta yang rutin mengalokasikan anggaran untuk kegiatan publik. Kamar dagang daerah, asosiasi UMKM, dan komunitas pengusaha lokal juga sering punya program dukungan acara komunitas.
Pendekatan ke sumber dana lokal tersebut biasanya punya proses lebih singkat dibanding korporasi multinasional, terutama untuk acara berskala kota atau komunitas.
Strategi Efektif Mendapatkan Sponsor Event
Setelah daftar calon sponsor siap, langkah berikutnya adalah menyusun pendekatan yang meyakinkan. Di antaranya:
1. Susun Proposal dengan Detail Lengkap
Proposal generik gampang diabaikan karena perusahaan sponsor biasanya menerima sejumlah pengajuan serupa tiap hari. Cantumkan cerita di balik acara, misi yang diusung, profil audiens, serta rincian kebutuhan dana secara transparan.
Contoh kalimat pembuka email pengajuan sponsorship yang bisa dijadikan acuan.
- “Perkenalkan, kami dari [nama acara] ingin mengajak [nama perusahaan] menjajaki peluang kerjasama sponsorship pada acara yang digelar tanggal [tanggal].”
- “Kami melihat nilai dan target audiens [nama perusahaan] selaras dengan peserta acara kami, sehingga ingin menawarkan beberapa opsi kemitraan yang saling menguntungkan.”
Contoh kalimat tersebut bisa disesuaikan dengan gaya komunikasi masing-masing perusahaan, selama tetap singkat, jelas, dan langsung menyebut nilai tawar bagi calon sponsor.
2. Tawarkan Timbal Balik yang Jelas
Kerja sama sponsorship berjalan dua arah. Sponsor perlu tahu keuntungan konkret yang didapat, seperti booth gratis, logo di materi promosi, atau ulasan produk lewat konten media sosial acara.
3. Ajukan Skema Kerja Sama Berisiko Rendah
Alih-alih meminta dana penuh sekaligus, coba tawarkan skema uji coba dengan nominal lebih kecil. Skema ini membuat sponsor merasa lebih nyaman menjajal kerja sama tanpa menanggung risiko besar di awal.
4. Gandeng Mitra atau Brand yang Sudah Mapan
Acara dari brand baru atau berskala kecil bisa mendapat suntikan kepercayaan lebih besar bila menggandeng nama yang lebih mapan di industri sejenis, selama bukan kompetitor langsung.
5. Pelajari Perkembangan Terbaru Calon Sponsor
Menelusuri berita terbaru soal calon sponsor, termasuk peluncuran produk atau pergantian pucuk pimpinan, bisa jadi bahan pendekatan yang lebih personal dan tepat sasaran.
6. Perkuat Proposal dengan Data dan Riset
Data dari acara sebelumnya, seperti jumlah kehadiran, tingkat konversi, hingga sebaran industri peserta, bisa jadi bukti nyata potensi ROI bagi calon sponsor.
7. Perhatikan Waktu Pengajuan Proposal
Bulan Mei, Juni, dan September biasa disebut waktu paling pas mengirim proposal karena aktivitas penjualan sedang tinggi. Sebaliknya, musim liburan seperti Juli, Agustus, November, dan Desember cenderung kurang ideal.
Dari sisi durasi, proses pencarian sponsor sebaiknya dimulai sekitar 4 sampai 6 bulan sebelum hari pelaksanaan acara. Rentang waktu ini memberi ruang bagi calon sponsor mengajukan proposal ke tim internal perusahaan masing-masing, sebab keputusan sponsorship di korporasi besar jarang diambil dalam waktu singkat.
8. Tentukan Sosok yang Tepat untuk Dihubungi
Jabatan manajer sponsorship biasanya sudah kebanjiran tawaran, sehingga tim brand atau bagian anggaran perusahaan bisa jadi pintu masuk yang lebih efektif. Kontak lama dalam jaringan pribadi juga tak boleh dilewatkan begitu saja.
9. Lakukan Follow Up dengan Sopan dan Terukur
Proposal yang belum dibalas bukan berarti otomatis ditolak. Follow up pertama bisa dilakukan sekitar 5 sampai 7 hari kerja setelah proposal dikirim, lewat email singkat yang menanyakan kelanjutan proses.
Bila belum ada respons, follow up kedua bisa dijadwalkan dua minggu kemudian lewat jalur komunikasi berbeda, misalnya telepon atau pesan langsung ke kontak person. Follow up lebih dari tiga kali tanpa respons sebaiknya dihentikan agar tidak terkesan memaksa.
Cara Menentukan Paket dan Nilai Kontribusi Sponsorship
Penyusunan paket sponsorship bertingkat memudahkan calon sponsor memilih level kerja sama sesuai anggaran masing-masing. Berikut gambaran umum struktur paket yang biasa dipakai penyelenggara acara.
| Paket | Fokus Eksposur | Contoh Benefit |
| Platinum | Eksposur tertinggi di semua materi acara | Logo utama di panggung, sesi khusus, slot sambutan, booth premium |
| Gold | Eksposur menengah-tinggi | Logo di backdrop dan materi cetak, booth standar, sesi promosi produk |
| Silver | Eksposur menengah | Logo di beberapa titik acara, sebutan di sesi pembukaan |
| Bronze atau In-Kind | Dukungan barang atau jasa tanpa eksposur besar | Logo di halaman ucapan terima kasih, penyebutan singkat di media sosial |
Besaran kontribusi tiap paket sebaiknya disesuaikan dengan skala acara, jumlah audiens, dan daya tawar penyelenggara di industri terkait, bukan ditentukan secara asal oleh panitia.
Data yang Memperkuat Proposal Sponsorship
Selain cerita dan nilai acara, data kuantitatif membuat proposal terasa lebih meyakinkan di mata calon sponsor.
| Data | Manfaat bagi Calon Sponsor |
| Total pendapatan dari promosi acara sebelumnya | Menunjukkan skala eksposur yang bisa didapat sponsor |
| Perbandingan jumlah check-in dan pendaftar | Menggambarkan tingkat partisipasi nyata peserta |
| Jumlah anggota komunitas aktif | Menunjukkan basis audiens jangka panjang di luar hari acara |
| Sebaran industri 25 persen teratas peserta | Membantu sponsor menilai kecocokan target pasar |
| Tingkat konversi kunjungan menjadi transaksi | Jadi indikator potensi penjualan produk sponsor |
| Asal wilayah peserta acara sebelumnya | Membantu sponsor menilai jangkauan geografis acara |
| Tingkat interaksi media sosial acara | Menunjukkan potensi eksposur digital tambahan |
| Estimasi jangkauan audiens daring dan luring | Memberi gambaran total reach yang bisa dimanfaatkan sponsor |
Bekal data tersebut, ditambah laporan dari sistem manajemen acara, membuat calon sponsor lebih yakin mengucurkan dana maupun dukungan non-tunai untuk acara yang diajukan.
Penyebab Proposal Sponsorship Ditolak
Sejumlah kesalahan kecil sering luput dari perhatian panitia, padahal efeknya cukup besar terhadap keputusan calon sponsor.
- Mengirim proposal generik yang sama ke semua calon sponsor tanpa penyesuaian
- Tidak mencantumkan data audiens atau hasil acara sebelumnya secara spesifik
- Meminta nominal dana tanpa menjelaskan timbal balik yang didapat sponsor
- Mengirim proposal terlalu mepet dengan tanggal acara
- Tidak menyertakan kontak person yang jelas untuk proses tindak lanjut
- Mengabaikan follow up sehingga proposal terlupakan di kotak masuk
Peran Perjanjian Tertulis dalam Kerja Sama Sponsorship
Kesepakatan lisan gampang menimbulkan salah paham, terutama soal batas tanggung jawab dan skema pembayaran. Perjanjian tertulis atau MOU (Memorandum of Understanding) jadi pegangan resmi kedua pihak selama kerjasama berlangsung.
Poin yang sebaiknya tercantum dalam perjanjian.
- Nilai kontribusi dan jadwal pembayaran
- Hak dan kewajiban masing-masing pihak secara rinci
- Daftar benefit atau eksposur yang didapat sponsor
- Klausul pembatalan acara beserta konsekuensinya
- Durasi kerja sama, termasuk opsi acara lanjutan di masa depan
Dokumen ini sebaiknya disusun bersama tim legal atau minimal ditinjau kedua pihak sebelum ditandatangani, supaya tidak ada poin yang terlewat atau menimbulkan sengketa di kemudian hari.
Menjaga Hubungan Baik dengan Sponsor setelah Acara Usai
Kerja sama sponsorship idealnya tidak berhenti begitu acara selesai digelar. Tindak lanjut pasca acara jadi faktor pembeda antara sponsor yang cuma sekali bermitra dengan sponsor yang bersedia mendukung acara berikutnya.
- Kirim laporan hasil kerja sama lengkap dengan data kehadiran, jangkauan promosi, dan dokumentasi visual acara
- Sampaikan ucapan terima kasih resmi, baik lewat surat maupun konten khusus di kanal media sosial acara
- Ajak diskusi evaluasi singkat untuk mendengar masukan sponsor soal jalannya kerja sama
- Tawarkan slot prioritas atau harga khusus bila sponsor tertarik mendukung acara serupa di tahun berikutnya
Langkah tindak lanjut demikian membuat reputasi penyelenggara acara ikut terjaga di mata industri.
Sponsor yang merasa dihargai cenderung lebih terbuka diajak diskusi soal peluang kerjasama jangka panjang, bahkan tak jarang turut merekomendasikan penyelenggara ke jaringan bisnis lain yang punya kebutuhan serupa.
Riset internal, dokumentasi rapi, serta komunikasi yang konsisten dengan sponsor jadi bekal berharga saat tim Kudaeka Production menyusun strategi sponsorship untuk klien di berbagai jenis acara, mulai dari seminar bisnis, festival musik, hingga peluncuran produk berskala nasional.
Pendekatan yang personal dan berbasis data terbukti membuat proses mencari maupun mempertahankan sponsor jadi lebih terarah, alih-alih mengandalkan faktor keberuntungan.
Layanan Kudaeka Production dalam Mengelola Sponsorship Event
Proses mencari, menegosiasikan, hingga menjaga hubungan dengan sponsor butuh waktu dan jaringan yang tidak selalu dimiliki tiap penyelenggara acara. Tim Kudaeka Production merupakan event promotor yang siap mendampingi klien mulai dari pemetaan calon sponsor, penyusunan proposal dan paket sponsorship, sampai negosiasi kerja sama.
Pemilik bisnis maupun panitia acara yang butuh pendampingan strategi sponsorship bisa langsung berkonsultasi dengan tim Kudaeka Production untuk menyesuaikan pendekatan dengan skala dan tujuan acara masing-masing.
Pertanyaan Umum seputar Sponsorship Event
- Berapa lama sebelum acara sebaiknya mulai mencari sponsor?
Proses pencarian sponsor idealnya dimulai 4 sampai 6 bulan sebelum hari pelaksanaan, supaya calon sponsor punya waktu memproses persetujuan internal. - Apa beda sponsor utama dan sponsor pendukung?
Sponsor utama biasanya menanggung porsi dana terbesar dan namanya melekat pada acara, sementara sponsor pendukung menanggung sebagian anggaran dengan eksposur yang lebih kecil. - Apakah sponsorship harus selalu berbentuk uang tunai?
Tidak selalu. Dukungan bisa berbentuk barang, jasa, atau fasilitas, dikenal dengan istilah in-kind sponsorship, selama nilainya sepadan dengan kebutuhan acara. - Bagaimana cara menindaklanjuti proposal yang belum dibalas sponsor?
Follow up pertama bisa dilakukan sekitar 5 sampai 7 hari kerja lewat email, dilanjutkan follow up kedua dua minggu kemudian lewat jalur komunikasi berbeda. - Apa saja yang wajib dicantumkan dalam perjanjian sponsorship?
Perjanjian sebaiknya memuat nilai kontribusi, jadwal pembayaran, hak dan kewajiban kedua pihak, daftar benefit sponsor, serta klausul pembatalan acara. - Apakah brand atau UMKM berskala kecil bisa jadi sponsor event?
Bisa. Skema sponsorship berisiko rendah atau paket bronze biasanya dirancang khusus supaya brand berskala kecil tetap bisa ikut berkontribusi sesuai kapasitas anggaran.